更新日：2023年2月15日

自治会・町内会に関するQ&A

会の運営／あり方についてのQ&A

 Q7.「会の後継者がなかなか見つからないのですが？」

A7.

特に会長職の後継者のことで悩んでいる地域も多いのではないでしょうか。

後継者を育てるということも会の継続には不可欠な活動ですが、そのためには、「会長・役員だけで閉じた運営をしない」ことが大変重要です。地域の情報やノウハウを個人で抱え込み続けると、それ以外の人は蚊帳の外となり、地域活動に主体的に関わるきっかけを失ってしまいます。さらに、大切な情報共有や引き継ぎも行われにくくなり、後継者や協力者が生まれない環境になりかねません。

後継者づくりに大切なことは、普段から会の透明性を高めて情報を広く共有し、様々な人が少しずつでも主体的に意見を述べ、活動に関われるような組織づくりをしておくことです。

なお、スムーズに後継者への引き継ぎが行われるよう、会長職の定年制を設けたり、前会長に対して退任後も必要に応じてサポートしてもらえるようお願いする自治会もあります。

 

 Q8.「役員をお願いしても難色を示されてしまいます。どうすればよいですか？」

A8.

なぜ、役員になることがそれほどまでに嫌がられるのかを考えてみましょう。おそらく、役員になった途端に、責任と負担が集中的にのしかかってくるからではないでしょうか。

その場合、例えば、役員や担当の人数を増やして一人ひとりの負担を軽くしたり、今までの運営方法を見直して、会議や事業のやり方を工夫することで、「これくらいの負担なら頑張ってみよう」「みんなでやるのならやれそうかな」といった前向きな姿勢に繋げられる改善に取り組むことも有効です。協力者を増やす方法の一つとして、自治会長OB等にもお手伝いしてもらえるよう、協力員・ボランティア制度を採用している地域もあります。

また、何よりも、自分自身が役員にならなかったとしても、「役職が当たった人に任せればいい」ではなく、「一緒に役員の方々を支え協力していこう」という姿勢がとても大切です。

 

 Q9.「自治会長を交代したのですが、市への届出はどうすればよいでしょうか？」

A9.

毎年4月頃に、市に登録されている自治会等へ「自治会・町内会等委託事務完了報告書兼委託事務請書」を送付し、自治会長や加入世帯数などの登録情報を届出いただいています。

届出いただいた後に、登録情報の変更があった場合は、速やかにコミュニティ・生涯学習課まで変更申請をお願いいたします。

詳細は、「自治会等 登録情報変更申請書」をご覧ください。

 Q10.「回覧文書を回すのが大変なのですが、何か工夫できることはありますか？」

A10.

自治会長または役員が、回覧文書の受付や各班への仕分等のすべてを1人で担当している場合は、他の役員と分担するなど、特定の人にかかっている負担を分散させるといった工夫があります。また、至急の回覧が必要でない場合は回覧頻度を少なくするなどといった対応も考えてみてはいかがでしょうか。

また、市政や地域情報などを伝えるため、広報あかしやホームページだけではなく、行政からも自治会あての文書を定期的に送付させていただいていますが、自治会長や役員の負担を軽減するため、2019年（平成31年）4月より送付回数を月2回から月1回（1月のみ月2回）へ変更しました。

 

 Q11.「同じ人に負担が集中してしまいがちです。何か方法はありませんか？」

A11.

同じメンバーに負担が集中している状況でも、他のメンバーは、具体的に何が、どのぐらい負担になっているのかなかなか見えていないものです。各自の役割を一覧に書き出して、みんなで改めて確認し合うことで、適切な役割分担や負担軽減を図るヒントが得られるかもしれません。

また、行事内容について意見を募集して、今の人員でも無理なく継続できるように見直しを進めるほか、普段の会議を通じて情報交換を行うなど、担当に関係なくお互いに助け合える日頃からの関係づくりが大切です。